Jouw privacy

1. Wie is verantwoordelijk?

Kracht Zit In Jezelf is de onderneming van Chris Wierenga, gevestigd in Foxhol, gemeente Midden-Groningen, KvK 76101169. Voor vragen over privacy of een verzoek over jouw gegevens kun je mailen naar info@krachtzitinjezelf.nl of bellen naar 06 29466948.

Bij rechtstreeks afgesproken begeleiding is Kracht Zit In Jezelf verantwoordelijk voor de eigen verwerking van persoonsgegevens. Bij trajecten via Solid Zorg & Welzijn of FIKS Zorg hangt de verdeling van verantwoordelijkheden af van de afspraken binnen het traject. We bespreken wie jouw dossier beheert en bij wie je terechtkunt. Voor de eigen verwerking van gegevens door een samenwerkingspartner geldt ook diens privacyverklaring.

2. Welke gegevens gebruik ik?

Afhankelijk van je vraag gaat het om je naam en contactgegevens, noodzakelijke gegevens van een ouder of vertegenwoordiger, afspraken, correspondentie en betaal- of factuurgegevens. Tijdens begeleiding kunnen ook je hulpvraag, doelen, gezinssituatie, relevante gezondheidsinformatie, rapportages, evaluaties en toestemmingen in het dossier komen.

Ik vraag alleen gegevens die nodig zijn voor het contact of de afgesproken ondersteuning. Een BSN of andere identificerende gegevens worden alleen verwerkt als dat wettelijk is toegestaan en voor het traject nodig is. Informatie komt in de eerste plaats van jou of je vertegenwoordiger. Waar dat is toegestaan, kan ook een betrokken verwijzer of andere hulpverlener noodzakelijke informatie aanleveren. We bespreken dit bij de start of wanneer een nieuwe partij betrokken raakt.

3. Waarom en op welke grondslag?

Ik gebruik gegevens om je vraag te beantwoorden, een kennismaking en afspraken te regelen en een overeenkomst voor begeleiding, coaching of training uit te voeren. De grondslag is het voorbereiden of uitvoeren van die overeenkomst. Voor verplichte dossiervoering en de financiële administratie geldt, voor zover van toepassing, een wettelijke verplichting.

Voor de beveiliging en het technisch functioneren van de website kan een gerechtvaardigd belang gelden. Daarbij moeten jouw privacybelangen worden meegewogen. Wanneer een verwerking op toestemming berust, vraag ik die gericht en kun je haar weer intrekken.

Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens mogen niet alleen op basis van een gewone overeenkomst worden gebruikt. Daarvoor moet ook een wettelijke uitzondering gelden, bijvoorbeeld voor noodzakelijke hulpverlening onder de toepasselijke zorg- of jeugdhulpregels en geheimhouding, of jouw uitdrukkelijke toestemming. Welke situatie geldt, hangt af van het traject. Verplichte gegevens zijn nodig om de betreffende ondersteuning of administratie te kunnen uitvoeren; als die ontbreken, bespreken we wat dit voor het traject betekent.

4. Dossier, opslag en beveiliging

Ik beheer de cliëntdossiers en rapportages zelf, voornamelijk in Cliendo. Op mijn laptop staan slechts beperkt cliëntgerelateerde bestanden. Mijn computer is beveiligd met een wachtwoord en vingerafdruk. Bij Cliendo gebruik ik een wachtwoord met een extra verificatiestap.

Andere personen worden alleen met toestemming aan jouw dossier toegevoegd. Zij krijgen daarmee geen algemene toegang tot alle dossiers. Informatie wordt niet op deze openbare website als cliëntdossier opgeslagen. Deel hier of in een eerste contactbericht geen medische of andere gevoelige cliëntinformatie.

5. Overleg met een GZ-psycholoog

Ik huur maandelijks een GZ-psycholoog voor kinderen en jeugd in voor ongeveer zes uur inhoudelijk overleg over mijn casussen. Dit overleg helpt om vanuit verschillende invalshoeken naar jouw situatie te kijken en scherp te blijven op de aanpak en voortgang van lopende trajecten. Als dat nodig is voor de begeleiding, kan ik een casus bespreken. Daarbij kan informatie worden gebruikt die naar jou herleidbaar is; niet standaard het volledige dossier of iedere casusinhoud wordt besproken.

We bespreken vooraf welke betrokkenheid en gegevensuitwisseling nodig zijn en welke toestemming daarvoor geldt. Wil je dat een bespreking waar mogelijk anoniem gebeurt, geef dit dan aan. Alleen een naam weglaten maakt een casus niet altijd anoniem. De psycholoog kan een dossier in Cliendo pas openen als ik haar met jouw toestemming aan dat dossier toevoeg. Bij toestemming spreken we af waarvoor de toegang nodig is en hoe deze kan worden beëindigd.

6. Contact en delen met anderen

Contact verloopt via telefoon, WhatsApp, Microsoft Teams en e-mail. Bestanden die ik per e-mail verstuur, verzend ik via Zivver. Bespreek eerst met mij hoe gevoelige informatie veilig kan worden uitgewisseld. De bel- en mailknoppen op de site openen jouw eigen telefoon- of mailprogramma; er is geen contactformulier.

Ik verkoop jouw gegevens niet. Noodzakelijke informatie kan worden gedeeld met betrokken professionals, een samenwerkingspartner, een gemeente of andere bevoegde instantie, als daarvoor een geldige grondslag bestaat en de geheimhoudingsregels dit toelaten. Voor gegevensuitwisseling buiten de toegestane hulpverleningssituatie is gerichte toestemming nodig, tenzij de wet anders bepaalt. Bij kinderen en jongeren beoordelen we wie volgens het toepasselijke wettelijke kader toestemming mag geven en privacyrechten mag uitoefenen.

Voor dossierbeheer, communicatie, e-mail en hosting worden diensten gebruikt, waaronder Cliendo, Zivver, Microsoft Teams, WhatsApp, STRATO en OpenAI Sites. Deze dienstverleners kunnen de gegevens verwerken die voor hun dienst nodig zijn. Zij hebben niet door het enkele gebruik van hun dienst toegang tot alle cliëntdossiers.

7. Hoelang worden gegevens bewaard?

De bewaartermijn hangt af van de gegevens en de wet die op het traject van toepassing is. Wie de begeleiding betaalt, bepaalt niet op zichzelf welke wettelijke dossierplicht geldt.

Jeugdhulp onder de Jeugdwet: in beginsel 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer als goede hulpverlening dit vereist (artikel 7.3.8 Jeugdwet). Gegevens onder de Wmo 2015: in beginsel 15 jaar vanaf de laatste vastgelegde wijziging, of langer als een zorgvuldige taakuitvoering dit noodzakelijk maakt (artikel 5.3.4 Wmo 2015). Alleen wanneer de WGBO van toepassing is, geldt voor het medisch dossier in beginsel 20 jaar vanaf de laatste wijziging, of langer als goede hulpverlening dit vereist (artikel 7:454 BW).

Voor particuliere coaching buiten deze wettelijke dossierplichten bewaar ik de gegevens maximaal 2 jaar na het laatste contact. Losse contactvragen zonder begeleiding bewaar ik maximaal 1 jaar na afhandeling. Gegevens die niet meer nodig zijn, kunnen eerder worden verwijderd. Als een wettelijke verplichting of een concreet lopend geschil langer bewaren noodzakelijk maakt, geldt die uitzondering alleen voor de gegevens die daarvoor nodig zijn.

Facturen en de fiscale basisadministratie worden in beginsel 7 jaar bewaard volgens de fiscale bewaarplicht. De dossiertermijn geldt niet automatisch voor ieder WhatsApp-bericht, elke e-mail of tijdelijke lokale kopie. Verzoeken om eerdere verwijdering en wettelijke uitzonderingen worden per situatie beoordeeld.

8. Website, cookies en internationale diensten

De website bevat geen door mij ingebouwde advertentietrackers, bezoekersanalyse, externe lettertypen of contactformulier. Voor normaal bezoek hoef je geen cliëntgegevens in te vullen. De hosting via OpenAI Sites en de technische infrastructuur van Cloudflare kunnen technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina, om de website te leveren en te beveiligen.

Dienstverleners kunnen internationaal werken. Ik doe daarom geen algemene toezegging dat alle technische website- of communicatiegegevens uitsluitend in Nederland of binnen de Europese Economische Ruimte blijven. De precieze hostingregio, technische logtermijnen en eventuele internationale doorgifte hangen af van de gebruikte dienst en de toepasselijke account- en contractinstellingen. Voor informatie over de instellingen die bij jouw traject worden gebruikt, kun je contact met mij opnemen. De actuele informatie van OpenAI over gegevensbescherming bij Sites is opgenomen bij de bronnen hieronder.

9. Jouw rechten en toestemming

Je kunt vragen om inzage in jouw gegevens, een kopie, correctie van onjuiste gegevens en, waar de wet dit toestaat, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens. Bij verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Rechten zijn niet onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht of de privacy van anderen kan bijvoorbeeld een rol spelen.

Toestemming kun je voor toekomstige verwerking intrekken via info@krachtzitinjezelf.nl. Eerder rechtmatig gebruik wordt daardoor niet onrechtmatig. Intrekken beëindigt geen wettelijke bewaarplicht. We bespreken de gevolgen voor de begeleiding en eventuele dossierinzage door anderen.

Je ontvangt in beginsel binnen een maand een reactie op een privacyverzoek. Bij een complex verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; je krijgt daarover binnen de eerste maand bericht. Ik kan op een passende manier controleren of het verzoek van jou of je bevoegde vertegenwoordiger komt. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.

10. Klachten en wijzigingen

Heb je een vraag of klacht over het gebruik van jouw gegevens? Neem contact op met Chris Wierenga via info@krachtzitinjezelf.nl of 06 29466948. Je kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze verklaring wordt aangepast wanneer de werkwijze of relevante regelgeving verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer deze versie is bijgewerkt.

11. Aan de slag: werkbladen en oefeningen

De omgeving Aan de slag bevat algemene werkbladen en oefeningen, geen cliëntdossiers of door cliënten ingevulde documenten. Bezoekers krijgen toegang met een persoonlijke code die Chris verstrekt. De code bepaalt welke werkbladen beschikbaar zijn en hoelang de toegang geldig is. Codes worden alleen als beveiligde afgeleide waarde bewaard; een toegangscode is geen controle van jouw identiteit. Geef je code niet door.

Na het inloggen wordt een functionele sessiecookie geplaatst die maximaal acht uur geldig is, of korter als de code eerder verloopt. Daarmee hoef je jouw code niet bij elke download opnieuw in te voeren. Intrekken van de code beëindigt ook de toegang met bestaande sessies. Tegen herhaalde inlogpogingen wordt een tijdelijke afgeleide waarde van het netwerkadres gebruikt; de beperking geldt per kwartier. Verlopen sessie- en poginggegevens worden bij het verwerken van nieuwe inlogpogingen opgeruimd.

Deze gegevens worden gebruikt om de afgesproken toegang tot het materiaal uit te voeren en misbruik te beperken. Het beperken van misbruik dient het gerechtvaardigde belang om de omgeving en het materiaal te beschermen. De bestanden en toegangsgegevens worden server-side opgeslagen via de D1- en R2-diensten van de websitehosting. Voor beheer gebruikt Chris het beveiligde account van de hostingdienst. Er worden via de werkbladenomgeving geen werkbladen van bezoekers teruggestuurd. Een gedownload bestand blijft op jouw apparaat staan nadat de toegang is beëindigd.